Bra Ledarskap:
Hur är en bra chef?
Chefens roll är viktig – och att vara en bra chef är ett av de svåraste jobben som finns. Visste du till exempel att en av dina främsta uppgifter som ledare är att motivera dina medarbetare, och att detta ofta är viktigare än formell kompetens? Om inte, ger vi dig några bra tips på hur du kan gå till väga – det behöver inte vara så svårt som du tror. Nedan hittar du flera bra råd på hur just du kan bli en bättre chef.
1. Motivera dina medarbetare
Ställ frågor
Motiverade medarbetare gör alltid ett bättre jobb. Fråga dig själv varför dina anställda skulle jobba för just dig. Vad är det som gör de bra dagarna bra? Vad är det som får dina anställda att stanna kvar trots att vissa dagar kan vara mer stressiga eller påfrestande än andra?
Att skapa motivation kan vara så enkelt som att regelbundet ställa frågor om vad dina medarbetare tycker om sitt jobb. Be dem att svara ärligt. Det visar att du bryr dig om hur deras arbetssituation ser ut. Respektera även din arbetsgrupp värderingar – då kommer dina medarbetare att arbeta som bäst.
Var öppen för förändringar
Finns det något som dina medarbetare är missnöjda med? Visa då att du är öppen för förändringar. Finns det något problem? Visa att du är beredd att lösa det – och att du är beredd att agera nu. Problem löses nämligen bäst när de dyker upp.
Få dina medarbetare att må bra
Det mest effektiva sättet att motivera sina medarbetare på är att ge bekräftelse och uppmuntran – och att göra det ofta. Då mår dina medarbetare bra, och de blir mer motiverade att göra det där lilla extra som krävs för att till exempel bli klar före utsatt deadline.
Identifiera styrkor
Kan du identifiera dina medarbetares styrkor? Det måste alltid en bra chef kunna – och sedan vara bra på att visa att dessa styrkor är uppskattade. Om du har ett möte med din egen chef, berätta då gärna om någon av dina medarbetare gjort något extra bra. När den anställde sedan får veta vad du sagt kommer hon eller han att känna sig lite extra uppskattad.
Beröm även dina medarbetare enskilt. Prata med dem när de har tid – och gå in på detaljer. Ibland räcker en kort pratstund för att arbetsmoralen ska ligga på topp. ”Bra jobbat!” är en enkel kommentar, som gläder många anställda att höra.
Visa uppskattning
Berättar du för dina medarbetare hur mycket du uppskattar dem? Det måste du göra som chef och ledare. Fråga dem helt enkelt om de har lust att ta en kopp kaffe, och berätta sedan vad det är du uppskattar. Kanske arbetar de alltid effektivt och är beredda att göra det där lilla extra? Kanske är de bra på att motivera andra eller lätta att jobba tillsammans med? Vilken egenskap det än handlar om, så måste du berätta det för att dina anställda ska må bra och tycka om det de gör.
Skapa god sammanhållning
Hur är sammanhållningen i gruppen? Som chef måste du skapa god sammanhållning. Det är det som, tillsammans med uppmuntran, får många anställda att må bra och trivas på sitt jobb – både med dig som chef, sina kollegor och med sina arbetsuppgifter. Gör därför gemensamma aktiviteter så ofta det går, eller varför inte organisera en gemensam lunch? Om du uppmuntrar till aktiviteter som dina anställda tycker om blir de mer motiverade att jobba. Gillar de till exempel sport och andra hälsobefrämjande aktiviteter är en friskvårdstimme i veckan en bra investering.
Glöm inte fikat
Har du i stället någon anställd som gärna jobbar lite för mycket måste du uppmuntra henne eller honom till att ta fler pauser. Och glöm inte själv bort de där fikapauserna. Fika gärna med din personal. Gemensamma fikapauser är bra för sammanhållningen i gruppen och skapar också bättre relationer på arbetsplatsen.
2. Arbeta målorienterat
Sätt målen lågt
Är du en chef som alltid sätter höga mål, som sedan inte kan uppfyllas? Då får du sluta med det. Hur konstigt det än kan låta så är det bättre att sätta för låga än för höga mål. När resultaten sedan överskrider målen känns arbetet alltid mer effektivt. Detta betyder inte att du aldrig ska sikta mot stjärnorna; en bra chef vet hur man gör bra avvägningar, och ibland kan höga mål vara extra motiverande till att prestera mer.
Ställ högre krav på dig själv
När du sätter upp mål bör du alltid ställa högre krav på dig själv än på dina anställda. Det är nämligen du som sätter ribban för hur arbetet bör utföras – och du bör vara dina anställdas förebild.
Sätt tydliga och konkreta mål
Är du säker på att varje anställd vet vad de exakta målen är? Det måste de veta för att kunna prioritera och fokusera på rätt arbetsuppgifter. Berätta för dina anställda vad de exakta målen är, när det är deadline och vad som ska hända med resultaten.
Det är även viktigt att dina anställda har sina roller klara för sig. För att ta reda på om de anställdas roller är tydligt formulerade för dem själva kan du till exempel ta hjälp av FIRO-modellen, som är ett bra verktyg för att se i vilken fas arbetsgruppen befinner sig.
Ge konstruktiv och målfokuserad feedback
För att arbetsgruppen ska uppnå uppsatta mål måste du ge regelbunden och konstruktiv feedback. Den feedback du ger bör också vara målfokuserad. Organisera möten i smågrupper eller enskilt, där det bara är du och den anställde som du vill ge feedback till, och gå sedan in på detaljer. Avsätt tid för möten där du ger feedback, så att dina anställda kan skriva in det i sina kalendrar.
Ge negativ feedback enskilt
När du behöver ge feedback av mer negativ karaktär, till exempel om något som behöver förbättras för att målen ska kunna uppnås, se då till att göra det enskilt. Annars känner dina anställda sig sårbara och utlämnade.
Lär dig förstå dina anställdas reaktioner på feedback
Förstår du dina anställdas reaktioner på den feedback du ger? Är du osäker, är Feedbacktrappan en användbar modell som visar hur man reagerar annorlunda beroende på vilket trappsteg man befinner sig på. Först på det översta trappsteget kan verklig förändring ske. Dit bör du hjälpa dina anställda att nå för att de på så sätt ska kunna skapa den förändring som kanske krävs för att de uppsatta målen ska nås.
3. Delegera
Delegera mera
Du är förmodligen chef, eftersom du är bra på det du gör. Men detta innebär inte att du ska göra allt. Att delegera innebär nämligen att du tar tillvara på dina anställdas kompetens – och det måste du göra som chef. De anställda kommer då även att känna att du vet att de är kapabla att göra ett bra jobb.
Gå från litet till större ansvar
Börja genom att delegera små uppgifter, för att sedan ge dina anställda mer och mer ansvar.
Ge tydliga instruktioner
Se till att arbetsinstruktionerna är tydliga, så att dina anställda vet hur arbetet ska utföras. Alla mår dessutom bra av tydlighet.
Var ett stöd
Du måste finnas där som stöd om dina anställda behöver hjälp efter att du delegerat en del av ansvaret. Kanske behöver de även coaching innan de påbörjar sina arbetsuppgifter.
Få dina anställda att växa
Att uppmärksamma och uppmuntra dina anställdas styrkor är bra, men delegera även uppgifter som gör att de får prova på nya saker. Detta stärker redan konstaterade styrkor, samtidigt som det tar fram dolda talanger. Resultatet blir en ökad självkänsla och en bättre gruppdynamik – och därmed ett bättre utfört arbete.
Ta på dig ansvaret för dina anställdas misstag
Om någon av dina anställda skulle göra ett misstag efter att du delegerat arbetsuppgifterna, ta på dig skulden för det, även om ansvaret kanske inte direkt är ditt. Då skapas en företagskultur där dina anställda inte är rädda för att göra fel. Detta är mycket viktigt. Dina anställda kommer då att både lära sig av sina misstag och samtidigt bli mer motiverade till att hitta nya och kreativa problemlösningar. I längden leder detta till förbättringar.
Fokusera på positiv belöning
Uppmärksamma i stället dina anställda när de gjort något bra och klarat av sina uppgifter – och se då även till att fira. Kanske kan du till exempel bjuda på lunch eller ge dina anställda en eftermiddag ledigt. Om fokus ligger på positiv belöning när dina anställda åstadkommit något bra skapas en företagskultur där alla mår bra.
Ta inte åt dig äran av dina anställdas framgångar
Låt dina anställda själva ta åt sig äran för sina framgångar. Då blir de än mer motiverade att klara av fler uppgifter ännu bättre. Håll dig därför i bakgrunden och erkänn i stället dina egna misstag. Är du en bra chef kommer du ändå få det erkännande du behöver. Berätta för dina anställda att du kunde gjort eller löst ett visst problem på annat sätt. Då blir du en bra förebild, och dina anställda lär sig även av de misstag som du begår.
4. Kommunicera effektivt
Förminska inte dina anställdas problem eller frågor
Ta alltid dina anställdas problem på allvar. Och ställ även egna frågor för att försäkra dig om att dina anställda har fått svar på det de undrade över och att budskapet de ville kommunicera har nått fram.
Kommunicera mer informellt
Kommunicera även på ett mer informellt sätt och prata inte alltid bara jobb. Om du är genuint intresserad av dina anställda så kommer de att bli mer lojala både mot dig som chef och mot företaget. Fråga till exempel hur dina anställda hur de mår och om de haft en bra helg.
Gå inte över gränsen
Alla vill inte prata om allt. Tänk på att alla människor inte är lika öppna med att dela med sig av information av mer privat natur på arbetsplatsen – detta är helt normalt. Vi är alla olika och har olika sätt att kommunicera på. Detta måste du respektera.
Lyssna
Är du alltid den som är drivande i frågor som tas upp på möten? Tänk på att det inte alltid behöver vara så. Som chef måste du kunna lyssna på vad dina anställda tycker och har att säga om saken i fråga. Låt dem bolla idéer med varandra utan att du lägger dig i bara för sakens skull.
Lös konflikten
Uppstår konflikter, vilket inte är helt ovanligt om gruppen till exempel befinner sig i kontrollfasen enligt FIRO-modellen, bör du hjälpa dina anställda att kommunicera bättre och se saken i fråga från olika synvinklar. Visa att du finns där och lyssnar, men gå inte in i konflikten som domare.
Låt alla komma till tals
Det är viktigt att låta var och en av dina anställda ha sin egen åsikt – och du måste låta alla få komma till tals och kommunicera sina åsikter. Detta sker bäst om stämningen i gruppen är så tillitsfull och trygg som möjligt.
Sträva efter att förstå
En bra chef är inte bara noga med att själv vara tydlig, hon eller han strävar även efter att förstå vad de anställda säger och tycker. Försäkra dig därför om att du inte bara har hört utan att du även har lyssnat och förstått.
Bekräfta genom att fråga
För att förstå vad dina anställda verkligen säger kan du bekräfta det du precis hört genom att ställa frågor. Fråga om du har förstått och uppfattat saken korrekt. Då visar du även att det är okej att fråga, samtidigt som du uppmuntrar andra som inte vågar fråga, till exempel på grund av rädsla för att framstå som okunniga, att också göra det.
Upprepa med egna ord
Ett annat effektivt sätt för att veta om informationen verkligen nått fram är att själv upprepa vad den andre tidigare sagt, fast med egna ord.
5. Var rättvis
Undvik favorisering
Är du så jämlik som du skulle önska? Många av oss är tyvärr inte det. Det är dock viktigt att värna om jämlikheten på arbetsplatsen genom att behandla och bemöta alla på samma sätt. Även om du kommer bättre överens med någon medarbetare, undvik favorisering, som bara skapar onödiga konflikter bland de andra anställda.
Ge alla lika mycket positiv respons
Det är ofta betydligt lättare att ge mer positiv respons till människor som man känner att man kommer bättre överens med än till andra. En bra chef ger alla lika mycket uppmärksamhet och uppmuntran. Ge även lika mycket feedback till alla.
Sök inte efter andras gillande
Eftersom man gärna vill bli omtyckt som chef är det lätt att man börjar söka efter andras gillande. Kom i stället ihåg att du inte behöver vara alla till lags alltid.
Behandla dina medarbetare väl – och få fler nöjda kunder
Ett trevligt bemötande smittar av sig. Behandla därför dina anställda väl – de är företagets stora styrka och tillgång. Då kommer dina anställda med största sannolikhet också att behandla både sina medarbetare och era kunder på samma positiva sätt. I längden leder detta till att företaget får gott rykte och även fler nöjda kunder.
Slutord
I denna artikel har vi gått igenom vad bra ledarskap är och vad som kännetecknar en bra chef. Är du intresserad av att läsa mer kring ledarskap så läs mer om de bästa ledarskapsböckerna.
