Feedbacktrappan

Feedbacktrappan

– och konsten att ge konstruktiv feedback

Feedbacktrappan

Nyckeln till god kommunikation och ett effektivt ledarskap ligger ofta i att både kunna ta och ge konstruktiv feedback, vilket får medarbetare att både växa och prestera bättre. Dessutom får feedback medarbetare att sträva efter att uppnå uppsatta mål.

Men för att nå fram bör feedbacken framföras på rätt sätt – och ibland kan det kännas svårt att avgöra hur och när den ska ges för att nå önskad effekt.

Forskning visar dessutom att endast 30 % av den feedback vi ger leder till ett förändrat beteende hos mottagaren. Detta kan bero på att feedback kan upplevas som lika svårt att ta emot som att ge. Feedback är nämligen en aktiv process av tvåvägskommunikation, där den information som ges framkallar olika reaktioner hos mottagaren. Hur den som tar emot feedbacken reagerar beror ofta på vilket steg denne befinner sig på i feedbacktrappan.

Feedbacktrappan är en användbar modell för att bättre förstå mottagarens reaktioner och som kan hjälpa dig att gå vidare genom att både ta emot och ge feedback på ett bättre sätt.

Vad modellen visar är hur öppen och mottaglig mottagaren är för feedback.

Graden av öppenhet beror bland annat på hur mogen personen är.

Feedbacktrappan består av fem trappsteg:

Förkasta
Försvara
Förklara
Förstå
Förändra

På varje steg reagerar mottagaren på olika sätt. På de tre första trappstegen är mottagarens attityd att slå ifrån sig feedbacken, även om den är konstruktiv.

Först när den som tar emot feedbacken befinner sig på de två sista trappstegen: Förstå och Förändra, tar denne till sig av det som sägs.
På det sista trappsteget kan verklig förändring åstadkommas – och det är hit vi alla bör sträva.

Vad är DISC-analys?

Titta på vår video och lär dig mer om fördelarna med DISC-analys

Feedbacktrappan Steg 1 – Förkasta

• Slår ifrån sig feedbacken
• Förnekande
• Attityd: Detta berör inte mig!
• Reaktion: Nej, så kan det inte vara!

Oavsett om feedbacken ges på rätt sätt och vid rätt tillfälle kommer mottagaren på detta steg i feedbacktrappan att förkasta informationen.

En typisk attityd från mottagarens sida är att helt enkelt slå ifrån sig feedbacken och förneka att det finns ett problem. Reaktionen kan bli ganska stark och personens beteende går ut på att fly, eftersom denne känner sig hotad. Det kan även hända att mottagaren försöker förminska eller förlöjliga den som ger feedbacken.

Ett tips om du ger feedback är att låta mottagaren smälta informationen en stund och sedan ta upp frågan igen. Här är det viktigaste att du är konkret och tydlig i ditt budskap. För att personen ska kunna relatera till vad som sägs är det även viktigt att informationen som tas upp är relevant och dagsfärsk.

Feedbacktrappan Steg 2 – Försvara

• Slår ifrån sig feedbacken

• Försvarar sig
• Attityd: Jag tar inget ansvar för att …
• Reaktion: Det berodde inte på mig, utan på att …

När mottagaren befinner sig på trappsteg två, Försvara, i feedbacktrappan slår denne ifrån sig feedbacken, även om denne nu inte flyr.
I stället går beteendet ut på att gå till motangrepp för att på så sätt skydda sig själv. Om sakförhållandet erkänns bortförklarar det, och ibland kan detta ske på ett aggressivt sätt.

Exempelvis kan den som tar emot feedbacken erkänna att det finns ett visst problem, men att det inte är dennes ansvar. På detta trappsteg kan feedbacken även uppfattas som en invit till en konflikt.

Tänk på att om du tar emot konstruktiv feedback och hamnar i försvarsställning är du inte längre mottaglig för vad som sägs. Försök därför lyssna på vad personen säger och inte hur personen säger det. Det här är även den svåraste situationen för den som ger feedback.

För den som ger feedback är det viktigt att förstå att mottagarens försvarsposition ofta är en spontan reaktion och inget aktivt val som denne gör; det är helt enkelt ett beteende som används för att skydda sig själv.

Ger du feedback, fokusera på budskapet och håll fast vid det du har sagt. Det är även viktigt att du förklarar syftet med feedbacken. Om du vill försäkra dig om att personen förstått kan du ställa frågor. Kanske behöver du upprepa vad som sagts.

Feedbacktrappan Steg 3 – Förklara

• Slår ifrån sig feedbacken
• Erkänner sakförhållanden
• Ger en rimligare förklaring
• Attityd: Det är sant, men …
• Reaktion: gömmer sig bakom fakta

Ovanför Försvara finns trappsteget Förklara, där mottagaren av feedbacken fortfarande slår ifrån sig eventuell kritik, även om den är konstruktiv. Detta är det allra vanligaste steget i feedbacktrappan.

Den som tar emot feedbacken erkänner att det finns ett sakförhållande eller ett problem, men är mycket mån om att ge andra kompletterande perspektiv och förklaringar, för att på så sätt skydda sig själv. Ofta gömmer sig personen bakom fakta.

Även för den som ger feedbacken är det här en svår situation, eftersom det ofta framstår som att mottagaren förstått. Glöm därför inte att ställa frågor för att försäkra dig om att all information nått fram.

På detta trappsteg är det även extra viktigt att situationen känns både trygg och tillitsfull, för att mottagaren ska kunna gå vidare upp till de två sista trappstegen i feedbacktrappan.

Feedbacktrappan Steg 4 – Förstå

• Tar till sig informationen
• Accepterar sakförhållandet
• Attityd: Kan du förklara en gång till vad som kan förbättras?
• Reaktion: Ställer frågor eller lyssnar under tystnad

När personen som tar emot feedbacken befinner sig på det fjärde trappsteget i feedbacktrappan, som kallas Förstå, är denne redo att acceptera den konstruktiva feedback som ges.

Ofta ställer mottagaren därför frågor för att ringa in problemet. Frågorna kan till exempel handla om hur mottagaren kan förbättra situationen eller vad som skulle kunna göras annorlunda.

Den som tar emot feedbacken vill helt enkelt förstå den andres perspektiv. Ibland består reaktionen av att lyssna under tystnad. Personen är öppen för förändring, även om detta inte sker förrän i nästa steg.

Feedbacktrappan Steg 5 – Förändra

• Tar till sig informationen
• Är villig att göra förändringar
• Attityd: Jag kommer att förändra …
• Reaktion: Handling

På det här sista trappsteget i feedbacktrappan bearbetar mottagaren det som sagts efter att ha lyssnat aktivt och ställt frågor.

Mottagaren är nu redo att ta tag i eventuella problem och åstadkomma förbättring och förändringar.

Denne tar in all information och är klar över vilka konsekvenserna är.

Mottagaren känner även att konsekvenserna går att påverka. Ingenting här känns hotfullt och därför märks inte heller några flykt- eller försvarsbeteenden.

Att ge feedback – en checklista

Ge feedback i en tillitsfull situation
Feedback ges alltid bäst i en situation av tillit, speciellt om den konstruktiva kritik som framförs är av negativ karaktär. Se därför till att ge feedback i en situation där den som tar emot den känner sig tryg och betrodd.

Det här är extra viktigt om du vill att personen ska lära sig något nytt och kunna ta ett steg uppåt på feedbacktrappan.

Om personen känner sig obekväm och till exempel befinner sig där andra medarbetare kan höra är risken tvärtom större att feedbacken inte accepteras. Ge den därför öga mot öga, gärna i ett enskilt rum.

Var positiv och ärlig

När du ger feedback om något negativt bör mängden positiv information som ges vara lika stor som mängden negativ.

Mottagaren blir då mer benägen att ta till sig av den eventuella kritik som ges och risken är mindre att denne går in i en försvarsposition som på feedbacktrappans andra steg. Du kan exempelvis föreslå lösningar på hur problemet skulle kunna lösas.

Se till att inte vara arg, irriterad eller sarkastisk och undvik även negativa stopp-ord, som men och måste. Ordet men tar till exempel bort den positiva effekten av det du säger, medan ordet måste kan uppfattas som onödigt negativt.

Var även försiktig med ordet aldrig. Glöm inte heller att all feedback bör vara ärlig. För att budskapet bättre ska nå fram bör du även visa uppskattning.

Var direkt, konkret och specifik
Kretsa inte runt problemet i fråga, utan kom till saken direkt, gärna i första meningen.

Undvik generaliseringar och moraliseringar och prata om en sak i taget.

Ett tips är att undvika ordet man. Säg i stället jag. Undvik även dubbla budskap i form av Ja, men …, som gör att ditt budskap inte tydligt går fram.

Välj rätt tillfälle
Vänta inte för länge, utan ge feedback när det eventuella problemet dyker upp. Då tar mottagaren bättre till sig av den konstruktiva kritiken och chansen till förändring är större.

Undvik dock att ge feedback när du är arg eller stressad. Detsamma gäller om mottagaren befinner sig i ett liknande tillstånd.

Den som har god självkännedom vet oftast själv vilket tillfälle som är bäst när det gäller att både ge och ta emot feedback.

Var konstruktiv
Glöm inte bort att all kritik som ges bör vara konstruktiv och så objektiv som möjligt. Konstruktiv kritik är alltid specifik, fokuserad på saken i fråga och baserad på observation, inte på analys eller tolkningar av andras eller egna känslor.

Gör inte personliga påhopp, där du till exempel kritiserar någons egenskaper. Då är risken stor att personen, även om denne befinner sig högt upp på feedbacktrappan, inte är villig att förändra situationen eller sitt beteende alls.

Ett bra tips är att först fråga hur personen i fråga ser på saken. Efter att feedbacken förts fram bör du försäkra dig om att mottagaren har förstått. Detta kan du också göra genom att ställa frågor.

Följ upp
God feedback följs alltid upp, bland annat för att det ger en större tyngd åt det som sagts. Den som tar emot feedbacken kommer även att känna sig prioriterad.

Försök därför att ge konstruktiv och uppmuntrande feedback så ofta som möjligt.

Ett bra tips är att planera in kontinuerliga möten för feedback. Glöm inte heller bort att visa att du finns där som stöd om personen i fråga skulle behöva hjälp att åstadkomma förändring eller förbättringar.

Att ge feedback – en checklista

Det här är extra viktigt om du vill att personen ska lära sig något nytt och kunna ta ett steg uppåt på feedbacktrappan.

Var positiv och ärlig
När du ger feedback om något negativt bör mängden positiv information som ges vara lika stor som mängden negativ.